Тази статия се отнася за електронното подписване на еДокументи. Повече информация какво е еДокумент.

Какво представлява електронното трудово досие

Електронното трудово досие превръща обработката на документите по трудовите правоотношения в бърз, подреден и удобен процес. Договори, допълнителни споразумения, заявления за отпуск, болнични, командировки и много други документи могат да се създават, изпращат, подписват и съхраняват електронно, без излишно разпечатване, сканиране и физическо предаване. Така информацията се отразява в системата моментално, а служителите разполагат с актуални данни и документи, без да чакат месечно приключване, печатане на справки, изпращане по имейл, куриер и т.н. СТИЛ Уеб позволява работа както с изцяло, така и с хибридно електронно трудово досие, т.е. може да дигитализирате само част от документите (напр.: отпуски, болнични и/или командировъчни). Във всеки един момент може да променяте обхвата на видовете документи.

Документите и действията по тях, включително пълна история на създаване, преглед, редакция, одобрение, подписване и т.н., се съхраняват на едно място. Това улеснява бързото намиране на необходимата информация и проследяването на статуса на документите. Позволява и лесно архивиране за по-голяма сигурност, както и печат с 1 клик на всички документи на лице при поискване от него или институция. При фирми с няколко офиса електронното подписване премахва и нуждата документите да се изпращат с куриер между локациите — спестяват се разходи и време, а процесът по подписване може да приключи значително по-бързо. Допълнителна полза е, че новопостъпилите служители могат да подпишат всичките си документи при назначаване изцяло дистанционно, без да се налага да пътуват до офис на компанията.

При счетоводните къщи електронното трудово досие значително намалява обмена и събирането на документи от клиентите. Вместо да се изпращат файлове по имейл, да се попълват таблици или да се търсят липсващи документи, информацията постъпва и се обработва директно в системата. Това спестява време както на счетоводителите и специалистите по личен състав, така и на служителите на клиентските фирми. Отпадането на прехвърлянето на данни за отпуски, болнични и други промени чрез отделни Excel таблици и имейли намалява риска от пропуски, забавяне, дублиране и грешки при въвеждането.

Видове подписи

Поддържани видове подписване от СТИЛ Уеб:

• УЕП (усъвършенстван електронен подпис): издава се от системата и е безплатен за ползване
• КЕП (квалифициран електронен подпис): от смарт карта (флашка)
• Облачен КЕП от външен доставчик:
  • Evrotrust
  • B-Trust (БОРИКА)
  • InfoNotary

Възможност за настройка различни видове подписване да са достъпни в различни фирми или служители (на ниво роля).

Времеви печат

Във връзка с изискванията на НАРЕДБА ЗА ВИДА И ИЗИСКВАНИЯТА ЗА СЪЗДАВАНЕТО И СЪХРАНЯВАНЕТО НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ В ТРУДОВОТО ДОСИЕ НА РАБОТНИКА ИЛИ СЛУЖИТЕЛЯ, СТИЛ Уеб поддържа използването на квалифициран времеви печат с всички видове подписване.

ЕмСофт предлага квалифицирани времеви печати на преференциални цени и без необходимост от сключване на договор с доставчик и допълнителни настройки.

Автоматично изпращане за подпис

При използването на Облачен КЕП, може за определени лица да бъде настроено при достигане на еДокумент за подпис от тяхната страна, същият да бъде автоматично изпратен за подпис до приложението на облачната услуга, без да се налага лицето да влиза в СТИЛ Уеб.

Автоматизирано подписване

При използването на КЕП или Облачен КЕП, може за определени лица да бъде настроено напълно автоматизирано подписване, т.е. при достигане на еДокумент за подпис от тяхна страна, същият ще бъде подписан от системата, без необходимост лицето да влиза в СТИЛ Уеб или в приложението на облачната услуга.
При използването на КЕП е необходимо смарт картата, съдържаща подписа на лицето, да се намира на сървъра, на който е инсталиран СТИЛ Уеб, или да се използва допълнително (безплатно, разработено от ЕМСОФТ) приложение за достъп до нея.
При използването на Облачен КЕП от Evrotrust е необходимо служителят да разпише декларация за съгласие за автоматизирано подписване с Evrotrust.
При използването на Облачен КЕП от B-Trust, СТИЛ Уеб автоматично изпраща на служителя декларация за съгласие за автоматизирано подписване в приложението на B-Trust, без да се налага взаимодействие между служителя и B-Trust.

Подписване без достъп до СТИЛ Уеб (onboarding)

За подписване на еДокументи от лица, които нямат достъп до СТИЛ Уеб, напр.: на новонаети лица, които трябва да разпишат трудовия си договор и необходимите декларации и споразумения, преди да им бъде даден достъп до СТИЛ Уеб, може да бъде използван Облачен КЕП с автоматично изпращане на целите документи за подпис. По този начин, служителят има възможност да прегледа и разпише документите изцяло в приложението на облачната услуга, без да му е даден достъп до СТИЛ Уеб, фирмената мрежа, VPN и т.н.

История, справки, експорт на досие

СТИЛ Уеб пази история на всяко действие свързано с живота на еДокумента като създаване, преглед, редакция, одобрение/отказ, прикачане на файлове, подписване, забележки, анулиране и др. Освен възможностите за филтриране и управление на еДокументи от служителите в СТИЛ Уеб, операторите на СТИЛ APP имат възможност за печат на справки по звена/служители/видове документи/статус и т.н., както и с една команда да експортират цялото електронно досие на даден служител, напр.: при искане на хартиено копие от лицето или при проверка от релевантна институция.

Ако имате въпроси и желаете демонстрация на СТИЛ Уеб – не се колебайте да се свържете с нас.